El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.
PASOS A SEGUIR:
En la elaboración de un MOF se requieren los siguientes pasos:
- Conformar un equipo técnico, que va a elaborar el MOF.
- Se debe eleborar un Perfíl del Puesto; que es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.
- Ahora debes realizar un Análisis de Cargo.-Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.
- A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Aqui es vital las preguntas que se deben hacer entre los intergrantes del equipo tecnico respecto al personal con el que cuenta en estos momentos. Por ejemplo: ¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?.
- Con la información y el análisis realizado se elabora una Descripción y Especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.
- A continuación el análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.
En mis asesorias que realizo a empresas he podido observar los siguientes errores que se comten respecto al MOF:
- Desconocimiento total o parcial al respecto
- Una vez elaborado el personal ni se entera que tienen un MOF
- Muchas veces el MOF no guarda relación con el plan de desarrollo de otras áres ejemplo el del área de capacitación.
- Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
Recordemos que el MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.
¿Por que es tan importante el MOF?
· Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.
· Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.
· Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.
· Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.
· Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
· Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION.
El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
¿Es obligatorio tener un MOF en la empresa?
La existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.
Una vez realizado el MOF es muy importante realizar el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO).
Estoy a sus ordenes como Coach Organzacional & Asesor, si desean una evaluación y análisis de su organización no duden en enviarnos un email a : informes@perucoach.com
VICTOR ZEGARRA 
es muy practico y especifico gracia por su tiempo
Muchas gracias!
BUENAS Dr VICTOR, en una empresa que no tuene muchas areas o gerencias (puesto que donde trabajo solo hay Gerencia Comercial y General), se puede elaborar un MOF??
Hola mi amigo, por supuesto que si. Ambas áreas deben tener su manual de funciones si o si. Éxitos!!!
Buenas Tardes docto. el MOF Como lo puedo utilizar en una municipalidad, Gracias de ante mano su apoyo.
Así es Francisco!!
Buen dia, lei su articulo sobre el MOF,quisiera saber si me podria hacer llegar alguna informacion sobre el ROF , sería muy util su ayuda. Exitos
Buenas noches Adriana, brindamos asesorias en todo lo relacionado al MOF y ROF. Estoy a tus ordenes enviandonos un email a informes@victorzegarra.net
Estimado Víctor, estuve viendo su pagina detenidamente y la verdad que ahora que ocupo un nuevo puesto de Gerente de Proyectos, voy a necesitar una capacitación intensiva sobre el MOF, les envíe mi correo personal y ya me pongo en contacto con ustedes.
Un abrazo y que sigan los éxitos…
Gracias por visitar nuestra página…estamos a sus órdenes!!!
De hecho acabo de finalizar un MOF en una empresa para la que estoy laborando
Muy buenos comentarios
buenas noches pase por aquí y me gusto toda la información que encontré me ayudara en mi desarrollo profesional, estudio administración .. quería preguntarle, por donde puedo empezar si tengo una empresa nueva y necesito elaborar el MOF y el ROF .. por favor me podría guiar o dar algunas pautas para comenzar y tener una visión clara de lo que debo hacer . de ante mano muchas gracias . bendiciones
Buenos días, me pareció muy interesante el artículo, me gustaría saber qué otras recomendaciones me podría dar para elaborar un MOF. Gracias de antemano.
felicitaciones por la pagina! y muchas gracias! me sirvió de mucho
Hola Dr. Victor Zegarra, yo estaba buscando esta información pues tengo un proyecto y tengo que elaborar uno para una pyme, pero no encontraba bien, ni pies, ni cabeza; ahora ya se al menos por donde debo comenzar.
Jessica, me alegro haber colaborado en tu investigación.
tiene un modelo de cronograma para elaborar un mof , gracias
Estimados amigos, agradecemos sus comentario y preguntas, como organización puesta a sus servicios ofrecemos asesoria personalizada o via Skype, solicite nuestras asesorias enviandonos un email a : informes@victorzegarra.net
Muchas gracias y Exitos totales en sus gestiones!!!
MUY BUENAS NOCHES, MUY INTERESANTE LO QUE ESCRIBES VÍCTOR, BUENO TRABAJPO EN LA UNIDAD DE RACIONALIZACIÓN Y LA VERDAD QUE TENGO DOS AÑOS EN EL CARGO Y NO PUEDO CONCLUIR CON LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN. HAY MUCHOS CAMBIOS EN LOS PUESTOS DE CONFIANZA Y MAS SE TRATAN DE CUIDAR SUS PUESTOS DE TRABAJO. LO QUE ESTOY HACIENDO ES TRABAJARLO SOLO Y DESPUES LANZARLO COMO PROPUESTA A CADA ORGANO DE DIRECCIÓN Y DARLE UN PLAZAO PARA QUE LO REVISEN Y HAGAN LLEGAR INQUIETUDES. QUISIERA HABLAR MAS DEL TEMA AMIGO VICTOR. MI CORREO ES: mdiosalviar@hotmail.com.
PORFAVOR ESCRIBE A VER SI ME AYUDAS EN COSAS PUNTUALES Y TE ENVIO A TU CORREO PARA QUE ME AYUDES. CLARO SU PUEDES Y POR SUPUESTO SI HAY UN COBRO POR LA AYUDA (QUE ES NORMAL) HAZME SABERLO, GRACIAS Y DISCULPA LA FORMA, UN ABRAZO DESDE MADRE DE DIOS.
Estimado Marco,
Ya fue respondida su solicitud vía email. Estoy atento a sus prontas noticias.
muchas gracias por su ayuda me sera muy util para responder en mi examen del dia de mañana que dios lo cuide i proteja siempre
Gracias a ti Ana por tu comentario. Éxitos mañana en tu examen!!
Una consulta: Para la elaboración del MOF de una empresa nueva, cuales son los marcos legales o base normativa a la que tiene que apegarse.
D.S. Nº 074-95-PCM, Decreto que deroga la Ley Nº 26507, estableciendo que la aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, el Manual de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal, será de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector Público.
Gracias me fue de mucha ayuda!! Éxitos para usted Dr. Victor