El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

PASOS A SEGUIR:

En la elaboración de un MOF se requieren los siguientes pasos:

• Conformar un equipo técnico, que va a elaborar el MOF.

• Se debe eleborar un Perfíl del Puesto; que es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.
• Ahora debes realizar un Análisis de Cargo.-Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.
• A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Aqui es vital las preguntas que se deben hacer entre los intergrantes del equipo tecnico respecto al personal con el que cuenta en estos momentos.  Por ejemplo: ¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?.
• Con la información y el análisis realizado se elabora una Descripción y Especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.
• A continuación el análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
  Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

En mis asesorias que realizo a empresas he podido observar los siguientes errores que se comten respecto al MOF:

• Desconocimiento total o parcial al respecto
• Una vez elaborado el personal ni se entera que tienen un MOF
• Muchas veces el MOF no guarda relación con el plan de desarrollo de otras áres ejemplo el del área de capacitación.
• Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

Recordemos que el MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.

¿Por que es tan importante el MOF?

· Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.
· Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.
· Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.
· Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.
· Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
· Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.
Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

¿Es obligatorio tener un MOF en la empresa?

La existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

Una vez realizado el MOF es muy importante realizar el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO).

Estoy a sus ordenes como Coach Organzacional & Asesor, si desean una evaluación y análisis de su organización no duden en enviarnos un email a : informes@perucoach.com